Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

CleanTrack, Inh. Arda Akel, Arda Akel
Friedhofstr. 127, 77694 Kehl
E-Mail: demakehl@outlook.com · Telefon: 0176 70271568

2. Überblick

CleanTrack ist ein KI-Anfrage-Assistent für Betriebe. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie

• unsere Website besuchen,
• unseren Demo-Assistenten nutzen oder uns über das Kontaktformular schreiben,
• als Kunde oder Mitarbeiter eines Kunden das Dashboard nutzen.

Setzt ein Betrieb unseren Assistenten auf seiner eigenen Website, per Telefon oder WhatsApp ein, ist dieser Betrieb Verantwortlicher für die Daten seiner Kunden. Wir verarbeiten diese Daten dann in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Betriebs.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website und Anwendung laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten (insbesondere Ihre IP-Adresse), um die Seite auszuliefern, die Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch abzuwehren (z. B. durch Begrenzung zu vieler Anfragen). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir führen keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen; technische Fehlerprotokolle werden automatisch begrenzt und nach kurzer Zeit überschrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

4. Datenbank

Die Daten der Anwendung (z. B. Anfragen, Gesprächsverläufe, Kundenkonten) speichern wir in einer Datenbank des Anbieters Neon (Databricks, Inc.) in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union (Frankfurt am Main). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Soweit dabei ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dieser auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

5. Cookies und lokale Speicherung

Auf unserer Website und im Chat-Assistenten verwenden wir keine Cookies oder Techniken zu Werbe- oder Analysezwecken. Gespeichert wird nur, was für die Funktion unbedingt nötig ist:

• Anmelde-Cookie („ct_session“) für Kunden und Administratoren, damit Sie angemeldet bleiben. Gültigkeit: bis zur Abmeldung bzw. höchstens 12 Stunden.
• Chat-Kennung im lokalen Speicher Ihres Browsers („ct_besucher“), damit ein laufendes Gespräch mit dem Assistenten nach dem Neuladen der Seite fortgesetzt werden kann. Sie enthält keine Angaben zu Ihrer Person.
• Hinweis-Kennung im Sitzungsspeicher („ct_teaser_seen“), damit der Hinweis am Chat-Symbol nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint. Sie wird beim Schließen des Browsers gelöscht.

Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, es findet keine Verbindung zu Google statt.

6. Demo-Assistent und Chat

Wenn Sie mit unserem Assistenten schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachrichten und die Angaben, die Sie machen (z. B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen), um Ihre Anfrage aufzunehmen und zu beantworten. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten an (z. B. Gesundheits- oder Bankdaten).

Verarbeitung durch einen KI-Dienst

Zur Formulierung der Antworten übermitteln wir den Gesprächsverlauf an die KI-Schnittstelle von Anthropic (Anthropic PBC, USA). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Nach Angaben des Anbieters werden über die Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung trifft der Assistent nicht; jede Anfrage wird von Menschen bearbeitet.

7. Kontaktformular und Vertrieb

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, speichern wir Ihre Angaben (Name, Betrieb, E-Mail, ggf. Telefon, Website und Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen ein Angebot zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für ein unverbindliches Beispiel können wir öffentlich verfügbare Inhalte Ihrer bestehenden Website auslesen und daraus einen Entwurf erstellen; dafür nutzen wir ebenfalls den unter Ziffer 6 genannten KI-Dienst (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nehmen Sie ein Angebot online an, speichern wir zum Nachweis des Vertragsschlusses Ihren Namen, Zeitpunkt und IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Daten spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt.

8. E-Mail-Versand

Benachrichtigungen (z. B. über neue Anfragen) und Antworten versenden wir über den Dienst Brevo (Sendinblue GmbH, Berlin). Dabei werden Empfängeradresse und Inhalt der E-Mail verarbeitet. Brevo erfasst dabei technisch, ob eine E-Mail zugestellt, geöffnet und ob darin enthaltene Links angeklickt wurden (über ein unsichtbares Pixel bzw. umgeleitete Links). Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um die Zustellung unserer Benachrichtigungen sicherzustellen und Fehler zu erkennen, nicht für Werbung oder Profile (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dies verhindern, indem Sie in Ihrem E-Mail-Programm das automatische Laden von Bildern deaktivieren. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

9. Telefon, SMS und WhatsApp

Nutzt ein Betrieb unseren Assistenten am Telefon, per SMS oder WhatsApp, werden die Rufnummer, die Nachrichten bzw. die in Text umgewandelten Gesprächsinhalte verarbeitet. Die technische Abwicklung erfolgt über Twilio (Twilio Inc., USA) auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Der Assistent weist zu Beginn jedes Anrufs darauf hin, dass er ein digitaler Assistent ist. Telefongespräche werden nicht als Audio aufgezeichnet; gespeichert werden nur die Angaben zur Anfrage. Für WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp (Meta).

10. Kunden-Dashboard

Für Kunden und deren Mitarbeiter verarbeiten wir Zugangsdaten (Name, E-Mail, verschlüsseltes Passwort, letzter Login), um den Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Passwörter speichern wir ausschließlich als sicheren Hash.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Anfragen und Gesprächsverläufe im Auftrag eines Betriebs werden gelöscht, wenn der Betrieb sie löscht, spätestens jedoch mit Ende des Vertrags. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen bis zu 10 Jahre) bleiben unberührt.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Schreiben Sie uns dazu einfach an demakehl@outlook.com. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

13. Sicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt. Der Zugriff auf Kundendaten ist strikt nach Betrieben getrennt und auf berechtigte Personen beschränkt.